REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE.
Tämä on IC2 Feeniks Oy:n (myöhemmin IC2) laatima, henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 18.4.2019
1. Rekisterinpitäjä
IC2 Feeniks Oy
Siikaranta 3, 70260 Kuopio
Kalevi Rautiainen 358 (0) 50 5969 009 kalevi.rautiainen@ic2feeniks.com
y-tunnus 419888-3 www.ic2feeniks.com
2.Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tehtaanjohtaja Kalevi Rautiainen 358 (0) 50 5969 009 kalevi.rautiainen@ic2feeniks.com
3. Rekisterin nimi
Markkinointirekisteri, asiakasrekisteri, oman yhtiön rekrytointirekisteri ja yhteistyökumppanirekisteri, kattaen yhtiöiden sidosryhmät. Rekistereiden henkilötietojen käsittelijöinä toimii vastuuasiantuntija ja mahdollinen varahenkilö.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu ja/tai asiakassuhde ja/tai suostumus tai sopimuksen laadinta. Oikeutettu etu perustuu sopimukseen pohjautuvan asiakas- ja työntekijäsuhteen hoitamiseen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuotteidemme ja palveluidemme markkinointi, mainonnan kohdentaminen, myynti, tuottaminen, toimittaminen, käyttäjien hallinta ja asiakassuhteiden hoitaminen, asiakkaiden kanssa viestiminen sekä laskutus. Henkilön suostumus on saatu tapauskohtaisesti dokumentoituna tai vapaaehtoisesti sekä joissain tapauksissa sopimus, joissa rekisteröity on osapuolena.
Joissakin palveluissa IC2 käsittelee henkilötietoja IC2:n asiakkaan lukuun tehdyn sopimuksen puitteissa. Näissä tapauksissa asiakas on muodostuneen henkilörekisterin rekisterinpitäjä ja IC2 henkilötietojen käsittelijä. IC2 toimii henkilörekisterin henkilötietojen käsittelijänä henkilötietolain määrittämässä ominaisuudessa.
Henkilötietoja käytetään myös uutiskirjeen lähettämisen yhteydessä. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Käsittelemme rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
• Rekisteröidyn nimi (etunimet, sukunimi), asiakasnumero, salasana ja/tai muu yksilöivä tunniste (pakolliset tiedot palveluiden tuottamiseksi)
• Rekisteröidyn yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoitetiedot) (pakolliset tiedot palveluiden tuottamiseksi)
• Työnhakijan omalla suostumuksellaan luovuttamat tiedot (pakolliset tiedot palveluiden tuottamiseksi)
• Yritystä koskevat tiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoitetiedot, y-tunnus, laskutustiedot, yhteyshenkilöiden tiedot, kuten rekisteröidyn henkilön tiedot on yllä kuvattu) (pakolliset tiedot palveluiden tuottamiseksi)
• Asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot, kuten asiakkuuden historiatiedot, meneillään olevat työt ja mahdolliset tulevat työt, asiakastyytyväisyyteen liittyvät tiedot, mikäli henkilö on luovuttanut samassa yhteydessä yhteystiedot
• Reksiterinpitäjän tilaisuuksiin osallistuneiden henkilöiden osallistujatiedot
• Mahdolliset kiellot ja suostumukset
• Muut mahdolliset rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.
• Asiakkaan asiakkaiden ja työntekijöiden etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite sekä mahdollisesti puhelinnumero IC2:n asiakkaiden kanssa laatimaan sopimukseen pohjautuvissa toimeksiannoissa, joissa IC2 toimii tietojenkäsittelijänä.
Rekisterinpitäjän verkkosivuilla kerätään evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla tietoja käyttäjän liikkumisesta ja toimenpiteistä, henkilön antamista suostumuksista, kielloista sekä mahdollisista muista henkilön itsensä antamista tiedoista.
IC2 Oy ja sen emoyhtiö Eurofinsa voivat jakaa yhtiöiden välillä asiakasyritysten ja niiden yhteyshenkilöiden yhteystietoja asiakkuuden hoitamiseksi. Lisäksi yhtiöiden välillä voidaan jakaa työntekijöiden rekrytointiin liittyviä tietoja.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta/rekisteröidyltä/työnhakijalta/henkilöltä itseltään verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Lisäksi tietoja voidaan saada yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä, joille henkilö on antanut suostumuksensa tietojensa käsittelyyn.
7. Tietojen siirrot ja luovutus
Tiettyjen asiakkaillemme toteuttamiemme toimeksiantojen toteuttamiseksi IC2:n on välttämätöntä luovuttaa henkilötietoja toimeksiannon antaneelle asiakkaalle. Näissä tapauksissa sekä IC2 että asiakas ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
IC2:n käyttämät palveluntuottajat saattavat ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä alihankkijoilleen ja kumppaneilleen, jotka sijaitsevat myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, kuten USA:ssa. Näissä tapauksissa huolehditaan palveluntuottajan toimesta riittävästä tietoturvasta ja tietojen käsittelystä EU-U.S. – Privacy Shield -järjestelyllä, tai sopimusteitse EU-komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla. Tarkemmat tiedot ovat saatavilla pyydettäessä. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. IC2:n toteuttamissa hankkeissa luovutetaan henkilötietoja hankkeita EU: alueella valvoville viranomaisille.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Mikäli rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin tiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tietojen säilytysaika (tai määrittämiskriteerit) voidaan myös johtaa pakollisista (laissa säädetyistä) säilytysajoista ja rekisterinpitäjän toimialan käytännesäännöistä. IC2 arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta sisäisesti huomioiden sovellettavan lainsäädännön. Henkilöllä on oikeus pyytää tietojensa poistoa rekisteristä.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteröidyn oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Henkilöllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai sopimus, milloin tahansa. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä̈ on oikeus tehdä̈ kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.
12. Henkilötietojen luovuttamisen lakisääteisyys
Mikäli henkilötietojen antaminen on lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus, IC2 rekisterinpitäjänä esittää tässä yhteydessä selkeästi, mikäli rekisteröidyn on pakko toimittaa henkilötiedot ja mitkä ovat tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset.
13. Automaattinen tietojen käsittely
Emme tee sinua koskevia profilointeja tai automaattisia päätöksiä.
14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. IC2 rekisterinpitäjänä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. IC2 rekisterinpitäjänä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).